El reloj avanza: Por qué el Registro Nacional podría congelar tu sociedad mercantil el 5 de junio

Si eres dueño, representante legal o socio de una sociedad anónima (S.A.) o sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.) en Costa Rica, hay un cambio legal crítico que debes atender de inmediato. No es opcional, no es una recomendación y el plazo de gracia está a punto de agotarse.

La entrada en vigor de la Ley N.º 10.597 y la directriz DPJ-002-2025 cambiaron las reglas sobre cómo el Estado se comunica con las empresas. El objetivo es eliminar la burocracia física y pasar a la digitalización, pero la carga del cumplimiento está sobre tus hombros.

¿Cuál es la nueva obligación?

En términos simples: el gobierno ahora exige que absolutamente todas las sociedades mercantiles inscritas en el país tengan un correo electrónico oficial registrado ante el Registro Nacional.

Este correo sustituye vías antiguas de comunicación y se convierte en el canal oficial y legal por el cual te notificarán resoluciones de autoridades administrativas y judiciales. Si te envían una notificación a ese correo, la ley asume que estás notificado, la hayas leído o no.

El problema de las fechas: ¿En qué grupo estás?

La ley dividió a las empresas en dos categorías. Revisa en cuál está la tuya:

• Nuevas sociedades (creadas a partir del 4 de junio de 2025): Si tu empresa es reciente, no tienes un problema inmediato. La ley prohibió inscribir nuevas sociedades sin este correo, por lo que tu notario ya lo incluyó en el momento de la constitución.
• Sociedades antiguas (creadas antes del 4 de junio de 2025): Aquí está la urgencia. El Estado otorgó un año de tiempo para que estas empresas actualizaran sus datos y registraran un correo oficial. Ese plazo vence el 4 de junio de 2026.

¿Qué pasa si decides ignorar esto?

A partir del 5 de junio de 2026, las consecuencias de no tener el correo electrónico inscrito son inmediatas.

El Registro Nacional aplicará lo que se conoce como un “defecto registral”. Esto significa que tu sociedad quedará congelada para realizar trámites. No podrás inscribir nombramientos, no podrás cambiar representantes legales, no podrás modificar el capital social ni otorgar o revocar poderes hasta que regularices esta situación. Una sociedad inmovilizada en el Registro es un riesgo operativo grave para cualquier negocio que necesite agilidad comercial o bancaria.

El error común: “Solo tengo que mandar mi correo”

Muchos empresarios creen que cumplir con este requisito es tan sencillo como entrar a una página web y teclear su dirección de email. Esto es falso.

Debido a que estás modificando cómo se comunica tu empresa legalmente, la inclusión de este correo electrónico constituye una modificación formal a tu pacto social. Esto significa que el trámite no lo puedes hacer tú solo. Obligatoriamente requiere:

1. La intervención de un notario público.
2. La redacción de una escritura pública firmada por el representante legal (o la protocolización de un acuerdo de asamblea).
3. La publicación de un edicto en el diario oficial La Gaceta.

No esperes a que el sistema colapse

Estamos a menos de un mes de la fecha límite. A medida que se acerque el 4 de junio, los despachos notariales estarán saturados y los tiempos de inscripción en el Registro Nacional van a aumentar exponencialmente.

Tu correo debe ser funcional, estar bajo el control de la administración de la empresa y, sobre todo, debe estar formalmente inscrito antes de que venza el plazo.

Evita bloqueos registrales y problemas operativos. En Consulta Abogados y Asesores Tributarios realizamos la modificación de tu pacto social, la escritura pública y la publicación en La Gaceta de forma ágil y segura.

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